Informacja o prywatności kandydatów

1. Kim jesteśmy

CapitalRecruiters OÜ, działająca pod marką Capital Recruiters, jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością rekrutacyjną opisaną w niniejszej informacji.

Numer rejestracyjny: 14627398
Adres siedziby: Tuukri tn 19-315, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10120, Estonia
Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: pr@capitalrecruiters.com

Niniejsza informacja dotyczy kandydatów, z którymi się kontaktujemy, kandydatów, którzy kontaktują się z nami lub aplikują na stanowiska, a także osób, których informacje zawodowe analizujemy w ramach działalności rekrutacyjnej prowadzonej przez CapitalRecruiters OÜ.

2. Jakie informacje wykorzystujemy i skąd je pozyskujemy

W zależności od charakteru naszej współpracy i komunikacji z Państwem możemy przetwarzać imię i nazwisko, dane kontaktowe, linki do profili zawodowych, CV, historię zatrudnienia, kwalifikacje, umiejętności, znajomość języków, lokalizację, preferencje zawodowe, dostępność, oczekiwania finansowe oraz inne informacje istotne z punktu widzenia potencjalnego zatrudnienia.

Możemy również przetwarzać korespondencję rekrutacyjną, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, oceny, status w procesie rekrutacyjnym, istotne informacje zwrotne otrzymane w trakcie procesów rekrutacyjnych, a także informacje dotyczące Państwa instrukcji, preferencji i udzielonych zgód lub zezwoleń.

Pozyskujemy informacje bezpośrednio od Państwa, a także ze źródeł zawodowych, takich jak LinkedIn, platformy rekrutacyjne, polecenia, publicznie dostępne profile zawodowe oraz inne źródła, które mogą być racjonalnie wykorzystywane do celów profesjonalnej rekrutacji.

Jeżeli jest to istotne dla konkretnej oferty pracy, możemy zapytać o Państwa prawo lub możliwość podjęcia pracy w danym kraju.

Prosimy o nieprzesyłanie kopii dokumentów tożsamości, informacji dotyczących zdrowia ani innych wrażliwych danych osobowych, chyba że są one niezbędne w konkretnym procesie rekrutacyjnym. Jeżeli przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest konieczne, odbywa się ono wyłącznie na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej przewidzianej w przepisach o ochronie danych osobowych.

Jeżeli rozmowa kwalifikacyjna jest nagrywana za Państwa zgodą, przetwarzane informacje mogą obejmować również nagranie audio lub wideo, transkrypcję oraz notatki sporządzone na ich podstawie.

3. Dlaczego wykorzystujemy Państwa informacje

Wykorzystujemy dane osobowe w celu:

• identyfikowania potencjalnych kandydatów i kontaktowania się z nimi;
• omawiania aktualnych i przyszłych możliwości zatrudnienia;
• oceny doświadczenia zawodowego, kwalifikacji i dopasowania do wymagań stanowiska;
• organizowania i przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych;
• komunikowania się z kandydatami podczas procesów rekrutacyjnych;
• przygotowywania profili i ocen kandydatów;
• przedstawiania kandydatów potencjalnym pracodawcom po uzyskaniu potwierdzenia ze strony kandydata;
• przechowywania istotnej historii kontaktów rekrutacyjnych;
• identyfikowania potencjalnie odpowiednich kandydatów do przyszłych rekrutacji;
• unikania powtarzającego się lub nieodpowiedniego kontaktu z kandydatami;
• zarządzania i doskonalenia naszych procesów rekrutacyjnych;
• obsługi skarg, wniosków dotyczących ochrony danych oraz kwestii prawnych.

W przypadku wyszukiwania kandydatów, kontaktowania się z nimi, dokonywania oceny oraz prowadzenia profesjonalnej bazy kandydatów co do zasady opieramy przetwarzanie na naszym prawnie uzasadnionym interesie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegającym na świadczeniu usług rekrutacyjnych, utrzymywaniu profesjonalnej sieci kandydatów oraz wspieraniu pracodawców w znajdowaniu odpowiednich specjalistów.

Oceniamy, czy takie przetwarzanie jest niezbędne do realizacji powyższych celów oraz czy nasze interesy nie są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw, wolności lub uzasadnionych oczekiwań.

Jeżeli prosimy Państwa o zgodę na konkretną czynność, w tym na opcjonalne nagrywanie rozmowy kwalifikacyjnej, podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Możemy również przetwarzać informacje, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub, w odpowiednich przypadkach, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.

Przekazanie informacji zawodowych jest co do zasady dobrowolne. Jednak bez wystarczających informacji możemy nie być w stanie ocenić Państwa dopasowania do konkretnego stanowiska lub przedstawić Państwa kandydatury potencjalnemu pracodawcy.

Przesłanie nam CV lub kontakt z nami nie oznacza udzielenia ogólnej zgody na wykorzystywanie Państwa danych osobowych do celów niezwiązanych z rekrutacją.

4. Rozmowy kwalifikacyjne, ocena kandydatów i narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję

Przed rozpoczęciem nagrywania rozmowy kwalifikacyjnej informujemy, że rozmowa będzie nagrywana i może zostać poddana transkrypcji lub analizie, oraz prosimy o Państwa zgodę. Mogą Państwo odmówić nagrywania.

Nagrania i transkrypcje mogą być wykorzystywane do przygotowania oraz weryfikacji notatek z rozmowy kwalifikacyjnej, a także do dokładniejszej oceny Państwa doświadczenia zawodowego w odniesieniu do wymagań konkretnego stanowiska.

Możemy wykorzystywać narzędzia programistyczne, w tym narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, do strukturyzowania informacji zawodowych, przygotowywania podsumowań CV lub rozmów kwalifikacyjnych, porównywania doświadczenia z wymaganiami stanowiska, przygotowywania wstępnych ocen oraz generowania orientacyjnych wskaźników dopasowania.

Takie przetwarzanie może stanowić profilowanie w rozumieniu RODO.

Narzędzia te wspierają naszych rekruterów, ale nie zastępują ich profesjonalnej oceny. Rekruterzy analizują odpowiednie informacje źródłowe i samodzielnie podejmują decyzję, czy kandydat powinien przejść do kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego.

Nie podejmujemy decyzji rekrutacyjnych wywołujących wobec kandydata skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania.

Mogą Państwo zwrócić się do nas o poprawienie nieprawidłowych informacji lub ponowne przeanalizowanie oceny, jeżeli uważają Państwo, że została ona oparta na błędnych lub niepełnych danych.

5. Kto otrzymuje Państwa informacje

Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć rekruterzy, account managerowie oraz inne osoby pracujące nad odpowiednimi procesami rekrutacyjnymi w imieniu CapitalRecruiters OÜ.

Korzystamy również z usług dostawców wspierających naszą działalność rekrutacyjną, w tym dostawców:

• systemów zarządzania kandydatami i procesami rekrutacyjnymi;
• poczty elektronicznej i komunikacji biznesowej;
• usług przechowywania danych w chmurze i współpracy;
• narzędzi do wideorozmów kwalifikacyjnych i spotkań online;
• narzędzi do transkrypcji i sporządzania notatek;
• narzędzi do przetwarzania wspomaganego sztuczną inteligencją;
• usług hostingu stron internetowych;
• usług IT i wsparcia technicznego.

Dostawcy ci uzyskują dostęp wyłącznie do informacji istotnych z punktu widzenia świadczonych przez nich usług.

Przed przedstawieniem Państwa zidentyfikowanego profilu lub CV potencjalnemu pracodawcy informujemy Państwa, o jakiego pracodawcę chodzi, i uzyskujemy Państwa potwierdzenie na przekazanie kandydatury.

Potwierdzenie dotyczące jednego pracodawcy lub jednej oferty pracy nie oznacza zgody na swobodne rozpowszechnianie Państwa CV ani przekazywanie go innym, niezwiązanym pracodawcom.

Potencjalni pracodawcy co do zasady przetwarzają dane kandydatów jako odrębni administratorzy w ramach własnych procesów rekrutacyjnych i są odpowiedzialni za realizację swoich obowiązków w zakresie ochrony danych.

Jeżeli jest to konieczne i prawnie uzasadnione, informacje mogą również zostać udostępnione profesjonalnym doradcom, sądom, organom regulacyjnym, organom ścigania lub innym właściwym organom publicznym.

6. Międzynarodowe przetwarzanie i przekazywanie danych

Capital Recruiters prowadzi działalność międzynarodową.

W naszych procesach rekrutacyjnych mogą uczestniczyć rekruterzy lub współpracownicy pracujący na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz w Ukrainie, międzynarodowi klienci, a także dostawcy technologii działający w różnych krajach.

W związku z tym, w zależności od konkretnego procesu rekrutacyjnego i wykorzystywanych usług, dane osobowe mogą być dostępne lub przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach, w których działają odpowiedni dostawcy usług.

Jeżeli przekazanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy podlega rozdziałowi V RODO, stosowany mechanizm przekazywania danych zależy od konkretnego odbiorcy oraz kraju docelowego.

Mechanizmy takie mogą obejmować decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, lub inny mechanizm przekazywania danych dopuszczony przez obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

Mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem pr@capitalrecruiters.com, aby uzyskać informacje dotyczące odbiorców, krajów docelowych oraz zabezpieczeń mających zastosowanie do przekazywania Państwa danych osobowych, w tym informacje dotyczące sposobu uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń, jeżeli wymaga tego prawo.

7. Jak długo przechowujemy Państwa informacje

Przechowujemy odpowiednie profile kandydatów, CV, korespondencję rekrutacyjną, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, oceny, istotne informacje zwrotne z procesów rekrutacyjnych oraz inne niezbędne dane kandydatów przez okres nie dłuższy niż pięć lat od naszej ostatniej istotnej interakcji rekrutacyjnej z Państwem, chyba że dane przestaną być potrzebne wcześniej.

Istotna interakcja rekrutacyjna może obejmować na przykład:

• rozmowę dotyczącą oferty pracy lub procesu rekrutacyjnego;
• rozmowę kwalifikacyjną;
• przekazanie przez Państwa zaktualizowanego CV lub profilu zawodowego;
• rozmowę dotyczącą nowej oferty pracy;
• komunikację dotyczącą Państwa preferencji zawodowych lub dostępności;
• inną istotną interakcję związaną z rekrutacją.

Jeżeli nie mieliśmy z Państwem istotnej interakcji, pięcioletni okres liczony jest od dnia pozyskania odpowiednich informacji.

Wiadomość wysłana przez rekrutera, na którą kandydat nie odpowiedział, wewnętrzna administracyjna aktualizacja profilu ani wniosek dotyczący ochrony danych nie powodują same w sobie rozpoczęcia nowego pięcioletniego okresu przechowywania.

Przechowujemy istotną historię rekrutacyjną, ponieważ odpowiednia oferta pracy może pojawić się kilka lat po naszym pierwszym kontakcie z kandydatem. Historia wcześniejszych procesów pomaga nam również zrozumieć wcześniejszą komunikację i oceny, unikać powtarzającego się lub nieodpowiedniego kontaktu oraz określić, czy przyszła oferta pracy może być dla danego kandydata odpowiednia.

Nagrania rozmów kwalifikacyjnych oraz pełne transkrypcje są przechowywane przez okres krótszy niż ogólny profil kandydata i wyłącznie tak długo, jak jest to racjonalnie konieczne do przygotowania, weryfikacji i uzasadnienia odpowiedniej oceny z rozmowy kwalifikacyjnej. Są one usuwane, gdy nie są już racjonalnie potrzebne do tego celu, chyba że istnieje konkretna i udokumentowana przyczyna uzasadniająca ich dalsze przechowywanie.

Niezbędne pisemne notatki i oceny z rozmów kwalifikacyjnych stanowią część danych kandydata i mogą być przechowywane zgodnie z opisanym powyżej pięcioletnim okresem.

Niektóre informacje mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia określonego obowiązku prawnego, zbadania lub rozpatrzenia trwającej skargi albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych. Takie przedłużone przechowywanie ogranicza się do danych niezbędnych do realizacji konkretnego celu.

Jeżeli poproszą nas Państwo o zaprzestanie kontaktowania się z Państwem w sprawie ofert pracy, możemy zachować minimalny zakres danych identyfikacyjnych niezbędnych do respektowania takiej prośby.

Informacje, które nie są już potrzebne, są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający dalszą identyfikację Państwa osoby.

8. Państwa prawa

W zależności od okoliczności oraz obowiązujących przepisów mogą Państwo mieć prawo do:

• uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe;
• uzyskania dostępu do swoich danych osobowych oraz ich kopii;
• żądania sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• żądania usunięcia danych osobowych;
• żądania ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• otrzymania określonych danych osobowych w formacie umożliwiającym ich przenoszenie, jeżeli ma zastosowanie prawo do przenoszenia danych;
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Mają Państwo prawo, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec związanego z takim przetwarzaniem profilowania.

W przypadku skutecznego wniesienia sprzeciwu zaprzestaniemy odpowiedniego przetwarzania, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Mogą Państwo również w dowolnym momencie poprosić nas o zaprzestanie kontaktowania się z Państwem w sprawie możliwości zatrudnienia.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania ze swoich praw prosimy o kontakt:

pr@capitalrecruiters.com

Mogą Państwo również skorzystać z kanału komunikacji, za pośrednictwem którego zwykle kontaktują się Państwo z nami. Nie jest wymagany żaden specjalny formularz.

Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

Na wnioski dotyczące ochrony danych odpowiadamy bez zbędnej zwłoki i co do zasady w terminie jednego miesiąca, z uwzględnieniem możliwości przedłużenia tego terminu oraz wyjątków przewidzianych w obowiązujących przepisach.

9. Skargi

W przypadku pytań lub zastrzeżeń dotyczących ochrony danych osobowych mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio z nami pod adresem:

pr@capitalrecruiters.com

Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

Organem nadzorczym w Estonii jest:

Andmekaitse Inspektsioon
Estoński Inspektorat Ochrony Danych

Mogą Państwo również mieć prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w państwie UE lub EOG, w którym znajduje się Państwa miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce domniemanego naruszenia.

Nie są Państwo zobowiązani do uprzedniego kontaktowania się z nami przed skorzystaniem z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

10. Zmiany niniejszej informacji

Możemy aktualizować niniejszą Informację o prywatności kandydatów w przypadku zmian w naszych procesach rekrutacyjnych, wykorzystywanych technologiach, dostawcach usług lub obowiązkach prawnych.

Jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, przekażemy dodatkową informację o istotnych zmianach.

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez CapitalRecruiters OÜ w związku z działalnością rekrutacyjną dotyczącą kandydatów. Nie zastępuje ona odrębnych informacji, które mogą mieć zastosowanie do plików cookies na stronie internetowej, analityki, klientów, pracowników lub innych operacji przetwarzania wykraczających poza zakres niniejszej informacji.