Повідомлення про конфіденційність для кандидатів

1. Хто ми

CapitalRecruiters OÜ, що працює під торговельною назвою Capital Recruiters, є контролером персональних даних, які обробляються у зв’язку з рекрутинговою діяльністю, описаною в цьому повідомленні.

Реєстраційний код: 14627398
Юридична адреса: Tuukri tn 19-315, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10120, Estonia
Контакт із питань захисту персональних даних: pr@capitalrecruiters.com

Це повідомлення поширюється на кандидатів, з якими ми зв’язуємося, кандидатів, які самі звертаються до нас або подаються на вакансії, а також на осіб, професійну інформацію про яких ми розглядаємо в межах рекрутингової діяльності CapitalRecruiters OÜ.

2. Яку інформацію ми використовуємо та звідки її отримуємо

Залежно від характеру нашої взаємодії з вами ми можемо обробляти ваше ім’я, контактні дані, посилання на професійні профілі, резюме, історію працевлаштування, кваліфікацію, навички, знання мов, місцезнаходження, професійні побажання, доступність, очікування щодо винагороди та іншу інформацію, що має значення для потенційного працевлаштування.

Ми також можемо обробляти рекрутингове листування, нотатки за результатами інтерв’ю, оцінки, статус у рекрутинговому процесі, релевантний зворотний зв’язок, отриманий під час рекрутингових процесів, а також інформацію про ваші вказівки, побажання та надані дозволи.

Ми отримуємо інформацію безпосередньо від вас, а також із професійних джерел, зокрема LinkedIn, рекрутингових платформ, рекомендацій, загальнодоступних професійних профілів та інших джерел, які обґрунтовано використовуються для професійного рекрутингу.

Якщо це має значення для конкретної вакансії, ми можемо запитувати інформацію про ваше право або можливість працювати у відповідній країні.

Будь ласка, не надсилайте копії документів, що посвідчують особу, медичну інформацію або інші чутливі персональні дані, якщо вони не є необхідними для конкретного рекрутингового процесу. Якщо обробка спеціальних категорій персональних даних є необхідною, ми здійснюємо її лише за наявності відповідної правової підстави, передбаченої законодавством про захист персональних даних.

Якщо інтерв’ю записується за вашою згодою, ми також можемо обробляти аудіо- або відеозапис, транскрипт і підготовлені на їх основі нотатки.

3. Для чого ми використовуємо вашу інформацію

Ми використовуємо персональні дані для того, щоб:

• знаходити потенційних кандидатів і зв’язуватися з ними;
• обговорювати поточні та майбутні можливості працевлаштування;
• оцінювати професійний досвід, кваліфікацію та відповідність вимогам вакансій;
• організовувати та проводити інтерв’ю;
• підтримувати комунікацію з кандидатами під час рекрутингових процесів;
• готувати профілі та оцінки кандидатів;
• представляти кандидатів потенційним роботодавцям після підтвердження з боку кандидата;
• зберігати релевантну історію рекрутингової взаємодії;
• знаходити потенційно відповідних кандидатів для майбутніх вакансій;
• уникати повторних або недоречних звернень до кандидатів;
• організовувати та вдосконалювати наші рекрутингові процеси;
• розглядати скарги, запити щодо персональних даних та юридичні питання.

Для пошуку кандидатів, встановлення контакту, оцінювання та ведення професійної кандидатської бази ми, як правило, спираємося на наш законний інтерес відповідно до статті 6(1)(f) GDPR — надання рекрутингових послуг, підтримання професійної мережі кандидатів та допомогу роботодавцям у пошуку відповідних фахівців.

Ми оцінюємо, чи є така обробка необхідною для зазначених цілей та чи не переважають наші інтереси ваші інтереси, права, свободи або обґрунтовані очікування.

Коли ми просимо вашу згоду на конкретну дію, зокрема на необов’язковий запис інтерв’ю, правовою підставою для такої дії є стаття 6(1)(a) GDPR. Ви можете відкликати згоду в будь-який момент. Це не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання згоди.

Ми також можемо обробляти інформацію, якщо це необхідно для виконання юридичного обов’язку відповідно до статті 6(1)(c) GDPR або, у відповідних випадках, для встановлення, здійснення чи захисту правових вимог на підставі нашого законного інтересу.

Надання професійної інформації зазвичай є добровільним. Однак без достатньої інформації ми можемо не мати можливості оцінити вашу відповідність вакансії або представити вашу кандидатуру роботодавцю.

Надсилання нам резюме або спілкування з нами не означає надання необмеженої згоди на використання ваших персональних даних для не пов’язаних із рекрутингом цілей.

4. Інтерв’ю, оцінювання та інструменти зі штучним інтелектом

Перед записом інтерв’ю ми повідомляємо, що інтерв’ю буде записано та може бути транскрибовано або проаналізовано, і просимо вашого погодження. Ви можете відмовитися від запису.

Записи та транскрипти можуть використовуватися для підготовки та перевірки нотаток за результатами інтерв’ю, а також для більш точної оцінки вашого професійного досвіду відповідно до вимог конкретної вакансії.

Ми можемо використовувати програмні інструменти, включно зі штучним інтелектом, для структурування професійної інформації, підготовки резюме CV або інтерв’ю, порівняння досвіду з вимогами вакансії, підготовки проєктів оцінок та формування орієнтовних показників відповідності.

Така обробка може становити профілювання в розумінні GDPR.

Ці інструменти допомагають нашим рекрутерам, але не замінюють їхнє професійне рішення. Рекрутери перевіряють релевантну вихідну інформацію та самостійно оцінюють, чи має кандидат продовжувати участь у рекрутинговому процесі.

Ми не приймаємо виключно на основі автоматизованої обробки рекрутингових рішень, які спричиняють для кандидата юридичні або аналогічно суттєві наслідки.

Ви можете попросити нас виправити неточну інформацію або переглянути оцінку, якщо вважаєте, що вона ґрунтується на неправильних чи неповних даних.

5. Хто отримує вашу інформацію

Доступ до ваших персональних даних можуть мати рекрутери, акаунт-менеджери та інші особи, які працюють над відповідними рекрутинговими процесами від імені CapitalRecruiters OÜ.

Ми також використовуємо постачальників послуг, які забезпечують нашу рекрутингову діяльність, зокрема постачальників:

• систем управління кандидатами та рекрутингом;
• електронної пошти та бізнес-комунікацій;
• хмарного зберігання та спільної роботи;
• відеоінтерв’ю та онлайн-зустрічей;
• транскрибування та створення нотаток;
• обробки за допомогою штучного інтелекту;
• хостингу вебсайту;
• IT- та технічної підтримки.

Такі постачальники отримують доступ лише до інформації, яка є релевантною для надання відповідних послуг.

Перед тим як передати ваш ідентифікований профіль або CV потенційному роботодавцю, ми повідомляємо вам, про якого роботодавця йдеться, та отримуємо ваше підтвердження на таке представлення.

Підтвердження щодо одного роботодавця або однієї вакансії не означає дозволу вільно розповсюджувати ваше CV або передавати його іншим роботодавцям.

Потенційні роботодавці, як правило, самостійно виступають контролерами персональних даних у межах власних рекрутингових процесів та несуть відповідальність за виконання власних обов’язків щодо захисту персональних даних.

Якщо це необхідно та юридично обґрунтовано, інформація також може передаватися професійним консультантам, судам, регуляторним органам, правоохоронним органам або іншим компетентним державним органам.

6. Міжнародна обробка та передача даних

Capital Recruiters здійснює міжнародну діяльність.

У наших рекрутингових процесах можуть брати участь рекрутери або підрядники, які працюють у Європейській економічній зоні та в Україні, міжнародні клієнти, а також технологічні постачальники, які працюють у різних країнах.

Тому залежно від конкретного рекрутингового процесу та використовуваних сервісів персональні дані можуть бути доступними або оброблятися за межами Європейської економічної зони, зокрема у Сполучених Штатах або інших країнах, у яких працюють відповідні постачальники послуг.

Коли передача персональних даних за межі Європейської економічної зони підпадає під дію глави V GDPR, застосовний механізм передачі залежить від конкретного одержувача та країни призначення.

Такими механізмами можуть бути рішення Європейської комісії про належний рівень захисту, відповідні гарантії, зокрема Стандартні договірні положення Європейської комісії, або інший механізм передачі, дозволений застосовним законодавством про захист персональних даних.

Ви можете звернутися до нас за адресою pr@capitalrecruiters.com та запросити інформацію про одержувачів, країни призначення та гарантії, що застосовуються до передачі ваших персональних даних, включно з інформацією про спосіб отримання копії відповідних гарантій, якщо це передбачено законом.

7. Як довго ми зберігаємо вашу інформацію

Ми зберігаємо релевантні профілі кандидатів, CV, рекрутингове листування, нотатки за результатами інтерв’ю, оцінки, релевантний рекрутинговий зворотний зв’язок та інші необхідні записи про кандидата протягом не більше п’яти років після останньої змістовної рекрутингової взаємодії з вами, якщо інформація не перестала бути необхідною раніше.

До змістовної рекрутингової взаємодії можуть належати, наприклад:

• обговорення вакансії або рекрутингового процесу;
• інтерв’ю;
• надання вами оновленого CV або професійного профілю;
• обговорення нової вакансії;
• комунікація щодо ваших професійних побажань або доступності;
• інша змістовна взаємодія, пов’язана з рекрутингом.

Якщо змістовної взаємодії з вами не було, п’ятирічний строк обчислюється з дати отримання відповідної інформації.

Повідомлення від рекрутера, на яке кандидат не відповів, внутрішнє адміністративне оновлення профілю або запит щодо захисту персональних даних самі по собі не запускають новий п’ятирічний строк.

Ми зберігаємо релевантну історію рекрутингу, оскільки відповідна вакансія може виникнути через кілька років після нашої першої взаємодії з кандидатом. Попередня історія також допомагає нам розуміти минулу комунікацію та оцінки, уникати повторних або недоречних звернень і визначати, чи може майбутня вакансія бути релевантною кандидату.

Записи інтерв’ю та повні транскрипти зберігаються протягом коротшого строку, ніж загальний профіль кандидата, і лише стільки, скільки обґрунтовано необхідно для підготовки, перевірки та підтвердження відповідної оцінки за результатами інтерв’ю. Вони видаляються, коли більше не є обґрунтовано необхідними для цієї мети, якщо конкретна задокументована причина не виправдовує подальше зберігання.

Необхідні письмові нотатки та оцінки за результатами інтерв’ю є частиною профілю кандидата та можуть зберігатися відповідно до описаного вище п’ятирічного правила.

Окрема інформація може зберігатися довше, якщо це необхідно для виконання конкретного юридичного обов’язку, розгляду поточної скарги або встановлення, здійснення чи захисту правових вимог. Таке додаткове зберігання обмежується інформацією, необхідною саме для відповідної мети.

Якщо ви просите нас більше не зв’язуватися з вами щодо вакансій, ми можемо зберігати мінімальний обсяг ідентифікаційної інформації, необхідний для виконання вашої вказівки.

Інформація, яка більше не потрібна, видаляється або анонімізується таким чином, щоб вас більше неможливо було ідентифікувати.

8. Ваші права

Залежно від обставин та застосовного законодавства ви можете мати право:

• отримати підтвердження того, чи обробляємо ми ваші персональні дані;
• отримати доступ до своїх персональних даних та їх копію;
• вимагати виправлення неточних або неповних даних;
• вимагати видалення персональних даних;
• вимагати обмеження обробки;
• заперечувати проти обробки, що здійснюється на підставі законного інтересу;
• отримати певні персональні дані в переносному форматі, якщо застосовується право на переносимість даних;
• відкликати згоду, якщо обробка здійснюється на підставі згоди;
• подати скаргу до компетентного наглядового органу.

Ви маєте право з причин, пов’язаних із вашою конкретною ситуацією, заперечити проти обробки на підставі законного інтересу, включно з пов’язаним із нею профілюванням.

Якщо ваше заперечення є обґрунтованим, ми припинимо відповідну обробку, якщо тільки не зможемо продемонструвати переконливі законні підстави, які переважають ваші інтереси, права та свободи, або якщо обробка не є необхідною для встановлення, здійснення чи захисту правових вимог.

Ви також можете в будь-який момент попросити нас припинити звертатися до вас щодо рекрутингових можливостей.

Якщо обробка здійснюється на підставі згоди, відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.

Для реалізації своїх прав звертайтеся:

pr@capitalrecruiters.com

Ви також можете скористатися каналом, через який зазвичай спілкуєтеся з нами. Спеціальна форма не потрібна.

Якщо у нас є обґрунтовані сумніви щодо особи, яка подає запит, ми можемо запросити додаткову інформацію, необхідну для підтвердження особи.

Ми відповідаємо на запити щодо захисту персональних даних без невиправданої затримки та зазвичай протягом одного місяця з урахуванням продовжень строку та винятків, дозволених застосовним законодавством.

9. Скарги

З будь-якими питаннями або скаргами щодо захисту персональних даних ви можете звернутися безпосередньо до нас:

pr@capitalrecruiters.com

Ви також маєте право подати скаргу до компетентного наглядового органу із захисту персональних даних.

Наглядовим органом в Естонії є:

Andmekaitse Inspektsioon
Інспекція із захисту даних Естонії

Ви також можете мати право подати скаргу до наглядового органу країни ЄС або ЄЕЗ за місцем вашого постійного проживання, роботи або місцем передбачуваного порушення.

Ви не зобов’язані попередньо звертатися до нас перед поданням скарги до наглядового органу.

10. Зміни до цього повідомлення

Ми можемо оновлювати це Повідомлення про конфіденційність для кандидатів у разі змін у наших рекрутингових процесах, технологіях, постачальниках послуг або юридичних обов’язках.

Якщо цього вимагає застосовне законодавство, ми додатково повідомлятимемо про суттєві зміни.

Це повідомлення стосується персональних даних, які CapitalRecruiters OÜ обробляє у зв’язку з рекрутинговою діяльністю щодо кандидатів. Воно не замінює окрему інформацію, яка може застосовуватися до cookies вебсайту, аналітики, клієнтів, працівників або інших видів обробки, що не входять до сфери цього повідомлення.